Составляем ГРАФИК ОТПУСКОВ —2021
Мы обобщили вопросы, поступающие на Линию Консультаций ООО «РИЦ»
по составлению ГРАФИКА ОТПУСКОВ на 2021 год и предлагаем Вашему вниманию
ПОШАГОВУЮ ИНСТРУКЦИЮ , а также оптимальные пути поиска информации по этой теме в системе КонсультантПлюс
Приближается 2021 год, поэтому пора обсуждать с работниками, когда они будут отдыхать в наступающем году.
Напомним, что подготовить и утвердить график отпусков не позднее чем за 2 недели до нового года, т.е. до 17 декабря включительно.
График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании этих сведений и составляется график. Но до этого рекомендуем провести подготовительную работу.
- Проверьте, есть ли в компании работники, которые могут отдыхать в удобное для них время.
Отметим: в практике нет единого подхода к тому, когда льготники вправе выбрать удобное время отдыха: при составлении графика или в течение всего года. Чтобы не рисковать, скорректируйте график, если работник попросит сдвинуть отпуск.
Напомним, каким работникам вы обязаны предоставить отпуск за второй и последующий годы в удобное для них время:
1) отозванным из ежегодного оплачиваемого отпуска;
2) одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
3) имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет (отметим, что данной льготой могут воспользоваться также работники, имеющие детей от предыдущих браков и не проживающие совместно с ними (ст. 262.2 ТК РФ);
4) инвалидам войны;
5) ветеранам боевых действий;
6) одиноким военнослужащим, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет;
7) супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих;
8) почетным донорам России;
9) Героям Советского Союза, Героям России, полным кавалерам ордена Славы;
10) гражданам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания вследствие чернобыльской катастрофы.
Полезные документы в КонсультантПлюс:
2. Проверьте, есть ли в компании работники, которым по их требованию работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Напомним: до истечения шести месяцев непрерывной работы первый оплачиваемый отпуск по заявлению работников должен быть предоставлен, в частности, следующим работникам (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. ст. 260, 286 ТК РФ):
1) женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
2) несовершеннолетним (в возрасте до 18 лет);
3) лицам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
4) мужу — в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
5) совместителю — одновременно с отпуском по основной работе.
Полезные документы в КонсультантПлюс:
3. Проверьте, есть ли в компании работники, имеющие право на дополнительный отпуск.
Полезные документы в КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск {КонсультантПлюс}
4. Проверьте, есть ли в компании работники, которые будут уволены в течение 2021 года (даже в январе). Их все равно стоит включить в график отпусков. Минтруд указал: график нужно составлять на всех, кто работает в организации на день его утверждения.
Полезные документы в КонсультантПлюс:
Письмо Минтруда России от 27.03.2020 N 14-2/В-321
5. Проверьте, есть ли в компании работники, не использовавшие свои отпуска за предыдущий рабочий год – их тоже можно включить в график отпусков .
Если у работника накопились неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за ним сохраняется право их использовать. Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (см. Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).
Полезные документы в КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков {КонсультантПлюс}
6. Проверьте локальные документы организации. Возможно, ЛНА организации, коллективным договором установлены другие категории работников, которым отпуск может быть предоставлен в удобное для них время.
Указанные в п.1- 4 перечни работников не являются закрытыми. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для работников время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы, имеют также иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами и локальными нормативными актами организации.
Полезные документы в КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков {КонсультантПлюс}
- Что учесть при составлении графика отпусков
- График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
- График отпусков утверждается на календарный год.
- График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Работодатель вправе разработать и утвердить свою форму графика отпусков.
- Приказ о составлении графика отпусков необязателен, но на практике его издают для организации работы по подготовке такого графика. Приказ составляется в произвольной форме.
- На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 должны быть заполнены. В графе «Утверждаю» проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица.
- Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под подпись.
- Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя.
- Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях:
- При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). Корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков (формы N Т-7).
- При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку в форме N Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 — дату начала использования оставшейся части отпуска.
- При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.
Рекомендуем принять локальный нормативный правовой акт, в котором будет установлен порядок внесения изменений в график отпусков.
- Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.
- Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются.
- Установите разумный срок для подачи «льготными» работниками заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это позволит вам своевременно оплатить указанные отпуска и не допустить нарушений прав работников. Период отпуска, конкретная дата определяются по желанию работника (Письма от 27.02.2020 N 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 N 14-2/ООГ-8456).
- Право на отпуск за первый год работы возникает после того, как работник проработал у вас шесть месяцев непрерывно (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). За один полный месяц работы работнику, которому положен стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, полагается 2,33 дня отпуска (28 календарных дней отпуска: 12 месяцев работы). Если есть соглашение сторон, оплачиваемый отпуск работнику, не относящемуся к «льготной» категории, может быть предоставлен и ранее этого срока.
- По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск возможно разделить на части. При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Минтруд России отметил, что количество частей, на которые можно разделить отпуск, законом не ограничено, но одна из частей отпуска за текущий рабочий год (не календарный, а именно рабочий год !) обязательно должна составлять не менее 14 календарных дней. Вместе с тем Министерство не рекомендует чрезмерно дробить отпуск, так как работник не сможет воспользоваться отдыхом для восстановления трудоспособности (Письмо от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958).
- Чтобы определить даты отпуска работника по внешнему совместительству, можно попросить его представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его запланированного отпуска.
Если работник-совместитель перенесет свой отпуск по основному месту работы на другой срок и представит об этом документ, то работодатель по совместительству не сможет отказать в его предоставлении на том основании, что в графике указана иная дата.
Если по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск должен быть предоставлен авансом. Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника по совместительству меньше, чем продолжительность его отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).
- Известите каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.
Работник не обязан предупреждать работодателя о своем уходе в отпуск в соответствии с утвержденным графиком отпусков.
ТАБЛИЦА
« Перечень лиц, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя)»
смотрите Таблицу в КонсультантПлюс
Если у Вас остались вопросы по теме выпуска или накопились свои вопросы по другим темам, обращайтесь на Линию Консультаций ООО «РИЦ»
на сайте : www.ric501.ru
по телефону: 8(812) 9-606-900
e—mail: gl@ric501.ru
наши специалисты вышлют Вам нужный документ или помогут принять верное решение
