Июнь 2026 г.

ТОП-5  аналитических ответов   по трудовому праву

                    Мы поможем выбрать единственно правильное решение, когда в спор вступают законодательные нормы

Сегодня в выпуске :

  • Табель учета рабочего времени в ЭКДО: форма, подписи, обязательные реквизиты
  • Когда работник должен отгулять часть отпуска в 14 календарных дней — в своем рабочем периоде или в календарном году?
  • Какова будет расчетная база для отпуска, если в расчетном периоде нет отработанных дней?
  • Является ли вид на жительство надлежащим удостоверением личности при приеме на работу иностранного гражданина из ЕАЭС?
  • Как  уменьшить НДФЛ за патент иностранного работника, если он работал у нескольких работодателей и предоставил квитанции об уплате НДФЛ за разные налоговые периоды?

Вопрос №1:

Наша организация ведет ЭКДО. Мы переводим документ табель учета рабочего времени в ЭКДО.
Вопросы:
1) правильно понимаем, что мы можем утвердить приказом по организации свою форму табеля, отличную от формы Т-13?
2) кто должен подписывать табель учета рабочего времени:
— при увольнении сотрудника
— при закрытии аванса и заработной платы за месяц — т.е. табель на всю организацию
3) если мы подписываем табель в ЭКДО эл. подписями (кадровик и бухгалтер), возможно ли вообще убрать реквизит подписи ответственных лиц из документа ? на документе в ЭКДО будет только оттиск эл. подписи с ее реквизитами.

 Ответы:

  1. правильно ли понимаем, что мы можем утвердить приказом по организации свою форму табеля, отличную от формы Т-13?

 Да, верно.

Законодательно не установлено особенностей по форме табеля учета рабочего времени  при внедрении ЭКДО. Учетные формы нормативно не определены, их можно разработать самим. Но традиционно применяют табель формы Т-12 или Т-13.

Электронный табель допускается вести даже в случае, если в организации не введен ЭКДО (электронный кадровый документооборот). Табель можно ежемесячно распечатывать, а можно вести только в электронном виде, если у всех его подписантов есть УКЭП.

2.  кто должен подписывать табель учета рабочего времени:
— при увольнении сотрудника
— при закрытии аванса и заработной платы за месяц — т.е. табель на всю организацию ?

Законом не установлено, кто должен подписывать табель учета рабочего времени. Обычно это зависит от формы табеля, которую вы используете. Если вы ведете табель по унифицированной форме N Т-12 (разд. 1 «Учет рабочего времени») или N Т-13, то он подписывается работниками, указанными в этих формах: ответственным за ведение табеля, руководителем подразделения, по которому сформирован табель, и работником кадровой службы (абз. 2 разд. 2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Если используете свою форму табеля, то вы сами решаете, кто будет подписывать табель (это может быть и один работник, например, ответственный за ведение табеля).

 На увольняемого работника табель заполняйте как обычно, поскольку специальных правил не установлено.

Законодательством не предусмотрено составление отдельного табеля на увольняемого работника.

Вы можете установить его сами, в частности, в локальном нормативном акте, например в положении о табельном учете рабочего времени. Тогда действуйте в соответствии с ним (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

На практике на увольняемого работника часто составляют отдельный табель. Это удобно, в том числе чтобы передать в бухгалтерию сведения об отработанном им времени и произвести окончательный расчет при увольнении с учетом ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ.

Также возможны и другие способы оформления. Например, можно сделать выписку из общего табеля, отразив в ней сведения об отработанном работником времени по дату его увольнения включительно. Либо сделать заверенную копию табеля по всем работникам и подготовить сопроводительную записку о том, что необходимо учитывать только данные по увольняемому работнику.

 

3) если мы подписываем табель в КЭДО эл. подписями (кадровик и бухгалтер), возможно ли вообще убрать реквизит подписи ответственных лиц из документа ? на документе в КЭДО будет только оттиск эл. подписи с ее реквизитами?

Полагаем, что реквизит табеля учета рабочего времени, разработанного и утвержденного ЛНА коммерческой организации должен содержать графу «Ответственный\Подпись ответственного лица». Такой вывод следует из ч. 4 ст. 91 ТК РФ, части 3 ст. 9 Закона о бухучете, подп. 6 п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Табель учета рабочего времени должен иметь реквизиты, характерные для первичного учетного документа.

Лицо, которое сдает в бухгалтерию первичные учетные документы, несет ответственность за их достоверность (часть 3 ст. 9 Закона о бухучете).

При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

В соответствии с подп. 6 п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Минтруд России  в  Письме от 06.05.2026 N 14-6/В-537 напомнил, что организации (кроме бюджетных) сами утверждают формы первичных учетных документов.

Поскольку работодатель  обязан вести учет рабочего времени в силу ч. 4 ст. 91 ТК РФ, желательно закрепить ведение табеля за конкретным работником в организации (структурном подразделении).

Часто бывает, что ответственным за ведение табеля является руководитель отдела, по которому ведется табель. Это следует из унифицированной формы N Т-13 и абз. 2 разд. 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

При совпадении этих функций один работник может поставить и две, и три подписи.

Ответственным за ведение табеля может быть любой работник. Эту обязанность можно закрепить в трудовом договоре или должностной инструкции. Дополнительно можно издать приказ о назначении ответственного.

Поисковые запросы  в КонсультантПлюс:   

  • табель учета рабочего времени в ЭКДО
  • табель учета рабочего времени при увольнении
  • обязательные реквизиты табеля учета рабочего времени

Рекомендуем  материалы в КонсультантПлюс:

 

Вопрос №2:

Работник принят в организацию по  трудовому договору с 1 июня 2026 года. Право на очередной оплачиваемый отпуск у него возникает с 1 декабря 2026 года.

Работодатель не против предоставить работнику  отпуск  раньше истечения 6-месячного срока.

Должен ли работодатель предоставлять обязательную неделимую часть отпуска 14 к.д. в рамках календарного года (до 31 декабря 2026 года) или в рамках расчетного года для отпуска (до 31 мая 2027 года)?

Ответ:

Трудовое законодательство не содержит прямой нормы, регулирующей данный вопрос.

Из совокупности норм ТК РФ об отпусках, разъяснений Минтруда и Роструда  следует, что в общем случае 28 календарных дней оплачиваемого отпуска предоставляется за рабочий год. Соответственно, часть отпуска не менее 14 календарных дней в составе 28 дней отпуска приходится на рабочий год.

Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю. Данное правило было заложено более 70 лет назад в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г., действующих в настоящее время в части, не противоречащей Кодексу.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года, в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (часть 4 статьи 122 Кодекса).

Следует учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется, окончание отпуска может приходиться на следующий рабочий год.

Следует иметь в виду, что Кодекс не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени.

 Поисковые запросы  в КонсультантПлюс:   

  • часть отпуска 14 дней в рамках календарного или расчетного года

Рекомендуемые  материалы в КонсультантПлюс:

 

Вопрос №3:

Сотрудник уволился 30.05.2026, а 31.05.26 был вновь принят на работу к тому же работодателю. С  15.06.2026 работодатель разрешил ему взять очередной оплачиваемый отпуск. Какова будет расчетная база для отпуска?

Ответ:

В рассматриваемой ситуации работник считается новым сотрудником. Когда он увольнялся, вы должны были с ним рассчитаться полностью, в том числе выплатить компенсацию, если у него имелись неиспользованные отпуска ( ст. 127 ТК РФ {КонсультантПлюс}.

Теперь его стаж для отпуска у вас в компании еще не заработан. Вы вправе не предоставлять ему отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы на новом месте ( ст. 122 ТК РФ {КонсультантПлюс}.

Если руководство не против дать сотруднику отпуск прямо сейчас, то это допустимо. Только у работника, получается, нет отработанных дней в расчетном периоде.

Поэтому расчет отпускных вам придется вести (п.6, 7, 8  Положения о среднем заработке):

— если к моменту отпуска работника ему уже будет начислена зарплата за отработанные в месяце предоставления отпуска дни — то исходя из суммы начисленной зарплаты. Для этого сначала найдите расчетное количество календарных дней в месяце поступления на работу как в не полностью отработанном по формуле:

Расчетное количество календарных дней в месяце поступления на работу = 29,3 / Количество календарных дней в месяце предоставления отпуска x Количество календарных дней с момента поступления на работу до начала отпуска

А затем посчитайте отпускные:

Средний заработок для оплаты отпуска = Зарплата с момента выхода на работу до начала отпуска / Расчетное количество календарных дней в месяце поступления на работу x Количество календарных дней отпуска

— если к моменту отпуска зарплата еще не начислялась — то исходя из установленной работнику тарифной ставки или оклада по формуле:

Средний заработок для оплаты отпуска = Оклад (тарифная ставка) / 29,3 x Количество календарных дней отпуска

Обоснование:

 Расчетный период для отпуска  — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего (п. 4 Положения).

За каждый день отпуска работнику полагается средний дневной заработок. Он равен заработку за расчетный период, деленному на количество отработанных в нем дней (п. 9 Положения о среднем заработке).

Отработанные дни — все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в вашей компании, кроме дней, когда он был в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам освобождался от работы (п. 5 Положения, Письмо Минтруда от 15.04.2016 N 14-1/В-351).

Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю. Данное правило было заложено более 70 лет назад в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г., действующих в настоящее время в части, не противоречащей Кодексу.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Если работник в расчетном периоде не имел фактически начисленной зарплаты, средний заработок определяйте в зависимости от ситуации:

  • исходя из зарплаты, начисленной ему за период, предшествующий расчетному и равный ему, — при условии, что в этом периоде у него были отработанные дни и начисленная зарплата (п. 6 Положения о средней заработной плате);
  • исходя из зарплаты, фактически начисленной за фактически отработанные дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, — при условии, что работник не работал и до начала расчетного периода (п. 7 Положения о средней заработной плате);
  • исходя из тарифной ставки, оклада — при условии, что работник не работал и до начала расчетного периода, и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 8 Положения о средней заработной плате).

 Поисковые запросы  в КонсультантПлюс:

  • Расчетная база для отпуска
  • Расчетный период для отпуска

Рекомендуемые  материалы в КонсультантПлюс:

 

Вопрос №4:

Принимаем на работу гражданина Казахстана с видом на жительство.
По какому документу ведем прием: по его иностранному паспорту или по виду на жительство, если есть оба документа в наличии ?
Нужно ли отражать реквизиты обоих документов в реквизитах трудового договора ?

Ответ:

  1. Вид на жительство (далее – ВнЖ) не является надлежащим удостоверением личности иностранного гражданина. Документом, удостоверяющим личность иностранного гражданина, является паспорт иностранного гражданина.
  2. При приеме на работу иностранного гражданина с ВнЖ он должен предъявить работодателю паспорт и его нотариально заверенный перевод на русский язык, а также ВнЖ.
  3. В трудовом договоре с иностранцем указывают реквизиты и паспорта, и ВнЖ.
  4. В уведомлении МВД о заключении трудового договора с иностранцем нужно указывать реквизиты паспорта иностранного гражданина.

Обоснование:

Документами, удостоверяющими личность иностранного гражданина в Российской Федерации, являются паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»).

При приеме на работу гражданин Казахстана должен предъявить те же документы, что и граждане РФ, а именно паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (ч. 5 ст. 11, ст. 65 Трудового кодекса РФ).

Виды документов, удостоверяющих личность, указаны в Классификаторе видов документов, удостоверяющих личность, утвержденном Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 02.04.2019 N 53.

В данном Классификаторе поименован Паспорт гражданина Республики Казахстан (KZ01001).

Документами, удостоверяющими личность гражданина Республики Казахстан, являются также (Приложение N 2 к Соглашению между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством РФ и Правительством Республики Таджикистан от 30.11.2000 «О взаимных безвизовых поездках граждан»):

  • Служебный паспорт Республики Казахстан.
  • Дипломатический паспорт Республики Казахстан.
  • Удостоверение личности гражданина Республики Казахстан.
  • Временное удостоверение личности гражданина Республики Казахстан.
  • Свидетельство о рождении (для детей, не достигших возраста 16 лет).
  • Свидетельство на возвращение в Республику Казахстан.
  • Паспорт моряка (при наличии судовой роли или выписки из нее).
  • Летное свидетельство члена экипажа воздушного судна (при наличии записи в полетном задании).
  • Удостоверение личности работника железнодорожного транспорта (во время следования в составе поездных бригад).
  • Удостоверение личности, военный билет военнослужащего, проходящего военную службу, при наличии командировочного удостоверения, предписания или отпускного билета.

При приеме на работу такого иностранного работника из Казахстана с ВнЖ руководствуйтесь общим перечнем документов (ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ, абз. 1 п. 4 ст. 97 Договора о ЕАЭС). При этом учтите, что такой иностранец должен предъявить вам, в том числе, вид на жительство. Исключения могут быть установлены федеральными законами или международными договорами РФ (абз. 5 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ). Отметим, что Договор о ЕАЭС соответствующих исключений не содержит.

Заключая с таким иностранным гражданином трудовой договор, включите в него, в том числе, сведения о виде на жительство. Исключения из этого правила могут быть предусмотрены федеральными законами или международными договорами РФ (ч. 1 ст. 327.2 ТК РФ).

О заключении трудового договора с гражданином иностранного государства — члена ЕАЭС, как и с любым другим иностранцем, вам нужно уведомить территориальный орган МВД России на региональном уровне в том субъекте РФ, где трудится такой иностранец. Для этого не позднее трех рабочих дней с даты заключения трудового договора с ним направьте уведомление по установленной форме (абз. 1, 4 п. 8 ст. 13 Закона об иностранцах, п. п. 2, 3 Порядка подачи уведомлений о заключении и расторжении трудовых договоров с иностранцами).

Поисковые запросы  в КонсультантПлюс:

  • Удостоверение личности гражданина Казахстана
  • прием казаха с видом на жительство

Рекомендуемые  материалы в КонсультантПлюс:

 

Вопрос №5:

Организация  заключила трудовой договор с иностранцем, работающим на основании патента, 28.05.2026. Патент выдан 05/07/25.

Уведомление о подтверждении права на уменьшение исчисленной суммы НДФЛ  получено 02/06/26. Сотрудник принес чеки от 16/05/25, 28/11/25, 02/07/25, 27.03.26.

Какие из них организация может принять к уменьшению?

Ответ:

Вы не можете принять к вычету суммы НДФЛ, уплаченные за предыдущий налоговый период (2025 год).  — Такой  вывод следует из п. 6 ст. 227.1 НК РФ.

При этом, если иностранец в течение года трудился у разных работодателей, он может сам выбрать, к кому из них обратиться с заявлением об уменьшении налога. Налоговый агент, получивший это заявление, а также указанное выше уведомление из налоговой инспекции, сможет уменьшить НДФЛ на все уплаченные фиксированные авансы за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду. – Такие разъяснения дает Минфин в Письме от 31.07.2018 N 03-04-05/53744.

Обоснование:

Согласно пункту 6 статьи 227.1 Кодекса общая сумма налога с доходов иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность по найму в организациях и (или) у индивидуальных предпринимателей, а также у занимающихся частной практикой нотариусов, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, и других лиц, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, исчисляется налоговыми агентами и подлежит уменьшению на сумму фиксированных авансовых платежей, уплаченных такими налогоплательщиками за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду, в порядке, предусмотренном пунктом 6 статьи 227.1 Кодекса.

Таким образом, после получения от налогового органа Уведомления налоговый агент вправе произвести перерасчет сумм налога на доходы физических лиц, удержанного из доходов налогоплательщика в соответствующем налоговом периоде, уменьшив исчисленную сумму налога на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей за период действия патента, относящегося к этому налоговому периоду.

Уведомление выдаётся налоговым органом на каждого работника один раз в течение налогового периода. Если патент переходящий (например, охватывает 2025 и 2026 г.г.), уведомление нужно получать на каждый год.

Для зачёта аванса, уплаченного до начала трудовой деятельности иностранца (до 28.05.2026 г.), необходимо, чтобы эти платежи были учтены при первоначальном оформлении патента, а работодатель впоследствии получил соответствующее уведомление от ИФНС и принял их к зачёту при расчёте НДФЛ с доходов сотрудника после его приёма на работу.

В рассматриваемом случае уведомление получено работодателем до выплаты работнику первого дохода.  Поэтому с первого выплачиваемого иностранцу дохода исчисляете НДФЛ и сразу уменьшаете его на уплаченные фиксированные авансовые платежи. То есть не удерживаете НДФЛ из дохода до полного исчерпания суммы платежей.

На основе этих данных можно прикинуть  сумму выплаты с перерасчетом НДФЛ:

 Условие

Иностранец оплатил авансовый НДФЛ за  патент для работы в СПб  на 3 месяца (с 5 апреля по 4 июля 2026 г.) и заплатил за него 24 000 руб.

·         Стоимость патента для иностранных граждан в г. Санкт-Петербурге в 2026 г. в расчете за месяц равна 8 000 руб. (п. п. 2, 3 ст. 227.1 НК РФ; Приказ Минэкономразвития России от 06.11.2025 N 734; ст. 1 Закона Санкт-Петербурга от 27.11.2025 N 653-122).

Компания приняла на работу иностранца 28.05.2026.

Предположим, что  зарплата работника за месяц составляет 50 000 руб., детские вычеты не предоставляются.

Уведомление из ИФНС получено 02.06.2026. За каждую половину месяца работнику выплачивают зарплату 25 000 руб. Сроки выплаты: 20-е число — для зарплаты за первую половину текущего месяца и 6-е число следующего месяца — для зарплаты за вторую половину месяца.

Решение

На дату выплаты зарплаты за первую половину июня (20.06.2026):

— сумма исчисленного НДФЛ — 3 250 руб. (25 000 руб. x 13%);

— сумма НДФЛ к удержанию (и соответственно, к уплате в бюджет) — 0 руб., поскольку сумма фиксированных платежей (24 000 руб.) больше суммы исчисленного налога. Работнику выплачивается вся сумма без удержания из нее налога;

— сумма незачтенных фиксированных платежей — 20 750 руб. (24 000 руб. — 3 250 руб.).

Далее такой расчет нужно делать при каждой выплате зарплаты.
  • Обратите внимание! патент иностранца закончится 04.07.2026. Если иностранец не переоформит патент, его нужно будет отстранить от работы на срок до 1 месяца, затем уволить.

Судя по дате последней квитанции об уплате НДФЛ (27.04.2026),  авансовый платеж был внесен за последние 3 месяца действия патента.

Поисковые запросы  в КонсультантПлюс:

  • уменьшение НДФЛ за патент работа у нескольких работодателей
  • стоимость патента иностранного работника в СПб

Рекомендуемые  материалы в КонсультантПлюс:

 

Законодательство многообразно, актуальное решение должно быть одно

Благодарим Вас за выбор ООО «РИЦ»

в качестве помощника в решении профессиональных вопросов